Continuous Feedback and Coaching

Continous Feedback and Coaching

Continuous Feedback and Coaching adalah tahap kedua yang dilakukan pada modul Performance and Goal Management. Tujuan tahap ini adalah agar Manager dapat memastikan Employee melakukan hal yang benar dengan cara yang tepat.

Process Flow dari modul SAP SuccessFactors Performance and Goal Management bisa dilihat disini.

Continuous Feedback and Coaching
Source: SAP Community

Pihak yang terlibat dalam proses ini adalah:

  1. Line Manager: Manager langsung dari karyawan
  2. Employee

Berikut adalah proses dari masing-masing proses.

1. Prerequisite

1.1 Goal Plan Agreed

Goal yang dimiliki Employee sudah disetujui. Tahapannya bisa dilihat disini.

1.2 Periodic Feedback and Coaching Session to be Prepared

Secara berkala menyiapkan dan memberikan Feedback dan Coaching Session.

2. Summarize Activities, Achievements and Future Actions/Topics to Discuss

Pada tahap ini, Employee akan secara berkala mencatatkan Activities apa yang dilakukan sehari-hari untuk mencapai Goal yang sudah di-assign, mencatatkan Achievements yang diperoleh dan juga menentukan Future Actions yang akan dilakukan atau Topics to Discuss dengan Line Manager. Employee akan melakukan seluruh tahap ini pada menu Continuous Performance.

Tampilan Continuous Performance

Seluruh Activities yang dilakukan oleh Employee dapat dihubungkan dengan Goal yang sudah di-assign pada Goal Plan dari Employee. Tak lupa jika Activities yang sudah dilakukan membuahkan Achievements, maka Achievement tersebut bisa dihubungkan ke Activity.

Kelebihan yang didapat jika Employee menghubungkan Activities ke Goal adalah sebagai bukti Employee telah mencapai Goal yang sudah ditentukan pada saat tahap Review Performance.

Menurut gue, fitur ini adalah versi canggih dari pengisian Timesheet yang biasa dilakukan hanya menggunakan table. Continuous Performance juga salah satu fitur yang dapat membuat Employee semakin familiar dengan SAP SuccessFactors.

How to Use: Continuous Performance

3. Review and Update Employee’s Activities, Achievements and Future Actions/Topics to Discuss

Tahap ini Manager akan memantau segala Employee’s Activities, Employee’s Achievements dan Future Actions yang dibutuhkan oleh Employee atau Topic to Discuss dengan Employee.

Jika fitur ini dimanfaatkan dengan baik oleh Employee, maka akan sangat membantu Manager dalam melihat dan memantau seluruh kegiatan yang dilakukan oleh Employee/timnya.

How to Use: Continuous Performance

4. Proactively Request Feedback from Others (Optional)

Feedback dari orang lain tentunya bisa menjadi bahan pendukung pada tahap Review Performance. Sifatnya optional karena terkadang Activity yang dilakukan oleh Employee dilakukan sendiri ataupun alasan lainnya. Employee akan melakukannya di menu Continuous Feedback.

Saat Employee melakukan Request Feedback, tentunya pihak yang akan memberikan Feedback memiliki hak untuk provide Feedback atau reject. Semoga kalo di reject, gak baperan yaaa~

How to Use: Continuous Feedback

5. Enter Coaching Advise

Fitur ini digunakan oleh Manager untuk memberikan Coaching Advise kepada Employee tentang kelebihan dan kekurangannya. Coaching Advise yang diberikan ini bersifat intim, karena yang bisa lihat cuma antara Employee dengan Manager.

Gue gatau mau seneng apa sedih, tapi fitur ini sudah ditiadakan oleh SAP sejak 2H 2020. Kalau ditanya alasannya, mungkin gue akan update lagi kalau udah ketemu.

6. Conduct 1:1 Meeting

Setelah beberapa waktu setelah Goal di-assign, Manager biasanya ingin berdiskusi secara 1:1 dengan Employee membahas progress dari tiap-tiap Goals. Tapi apakah fitur ini dilakukan di sistem? Tentu tidak! Sesi ini dilakukan diluar sistem, namun sistem dapat membantu dalam proses pencatatan point-point yang ingin dibahas dan juga mencatat notes-notes hasil diskusi. Pencatatan ini dilakukan di menu Continuous Performance.

Tampilan 1:1 Meeting

Pencatatan ini sifatnya pribadi, dalam artian apa yang dicatat oleh Employee tidak akan bisa dilihat oleh Manager dan juga sebaliknya.

How to Use: Continuous Performance

7. Capture Meeting

Gue selalu bilang ke client kalau Capture Meeting ini fitur yang sama seperti HP kita melakukan Screenshot. Kenapa? Karena punya tujuan yang sama, yaitu sebagai bukti apabila di kemudian hari ada hal-hal yang dihapus tanpa sepengetahuan Employee atau Manager. Menyebalkan bukan kalau ternyata hasil jerih payah kita tiba-tiba dihapus? Makanya, Capture Meeting ini hadir untuk menyelamatkan usaha-usaha yang sudah dilakukan dalam bentuk button.

Sama seperti point nomor 5, fitur ini sudah tak terlihat sejak 2H 2020. Kalau ada info lebih lanjut, gue akan coba update post ini.

8. Update Goal Plan

Tahap terakhir ini dilakukan jika ternyata dibutuhkan update pada Goal Plan setelah diskusi 1:1 antara Employee dan Manager.

Pengalaman pribadi: Selalu menjadi pertanyaan kenapa Employee membutuhkan lagi update pada Goal Plan. Kalau bisa diotomatiskan, kenapa tidak? Sayangnya tidak semudah itu Ferguso. Menurut gue pribadi, kenapa keduanya tidak dapat diotomatiskan karena nantinya Employee menjadi kurang engage dengan sistem. Selain itu, tidak semua Goal, Activities dan Achievement berbentuk kuantitatif (karena biasanya ingin diotomatiskan karena Goal nya bersifat kuantitatif). Maka dari itu, Employee tetap harus melakukan update pada Goal Plan-nya.

How to Use: Goal Plan

Selanjutnya adalah Performance Review, dimana Employee akan dinilai atas performanya untuk mencapai Goal yang sudah ditentukan.

*Per June 2020

2 thoughts on “Continuous Feedback and Coaching

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *