Review Performance

Performance Rating

Diakhir periode, perusahaan akan melakukan Review Performance kepada seluruh karyawan. Dengan menggunakan SAP SuccessFactors Performance and Goal Management, Review Performance bisa dilakukan secara obyektif karena seluruh data yang dibutuhkan tersimpan dan saling terintegrasi di dalam sistem. Tentunya dengan hasil akhir yang tepat, maka next action yang bisa diambil oleh perusahaan akan menjadi tepat, entah itu untuk memberikan reward, mempromosikan ke posisi selanjutnya atau memberikan pengembangan.

Process Flow dari modul SAP SuccessFactors Performance and Goal Management bisa dilihat disini.

Review Performance
Source: SAP Community

Pihak yang terlibat dalam proses ini adalah:

  1. Talent Administrator: Biasa kita singkat dengan Talent Admin, tugasnya bertanggungjawab terhadap hal-hal administrasi yang bersifat teknis.
  2. HR Business Partner: Bertanggungjawab terhadap isu-isu yang berkaitan dengan Employee.
  3. Next Line Manager: Manager-nya Manager (2 level diatas Employee)
  4. Line Manager: Manager langsung dari karyawan
  5. Employee

Berikut adalah proses dari masing-masing proses.

1. Prerequisite

Kalau kita lihat dari gambar, triggernya hanya 1: Start of Year-End Review. Padahal sebetulnya banyak elemen yang harus dilakukan sebelum proses ini dimulai, seperti:

1.1 Maintain Employee Profile

Beberapa informasi tentang Employee akan langsung ditampilkan saat proses Review Performance dimulai. Data-data tersebut adalah:

  1. First Name
  2. Last Name
  3. Human Resource
  4. Username
  5. Email
  6. Gender
  7. Manager
  8. Job Code
  9. Department
  10. Division
  11. Location
  12. Middle Name
  13. Time Zone
  14. Title
  15. Hire Date

Catatan: Informasi ini akan muncul kalau lo menggunakan section Employee Information saat melakukan configuration pada point 2.1.

1.2 Maintain Job Profile

Job Profile pada PMGM digunakan untuk menilai Employee pada Competency yang dibutuhkan pada posisi tersebut. Jika Competency tidak dimaintain, maka tidak bisa dilakukan Review Performance untuk Competency. Selain itu, Job Role yang ada pada Job Profile juga harus link dengan Job Code, karena Job Code inilah yang ada di Employee Profile.

How to Use: Manage Job Profile Content

1.3 Maintain Rating Scale

Seperti layaknya review film, Employee akan dinilai menggunakan rating yang skalanya sudah ditentukan oleh perusahaan. Skala yang digunakan pun variatif, bisa skala ganjil seperti 1-3 dan 1-5 atau skala genap seperti 1-4 dan 1-6.

SAP sudah menyediakan skala ganjil 1-3, 1-5 dan 1-7. Namun bukan berarti kita tidak bisa customize. Dalam 1 Performance Form memungkinkan untuk menggunakan Rating Scale lebih dari 1, namun perlu diperhatikan hasil perhitungan akhir dan juga integrasinya dengan modul SCDP jika client juga mengimplementasikannya.

Pengalaman pribadi: Sejauh ini masih menggunakan 1 Rating Scale yaitu 1-5.

How to Configure: Rating Scale

1.4 Maintain Route Map

Workflow dalam proses Review Performance disebut dengan Route Map. Tiap client pasti akan memiliki Route Map yang berbeda, namun tenang karena SAP sudah menyiapkan beberapa Route Map yang common digunakan. Biasanya bergantung pada jumlah siklus Review Performance yang digunakan.

Pengalaman pribadi: Ada client yang hanya melakukan End-Year Assessment, ada yang menggunakan Mid-Year Assessment dan ada juga yang menggunakan Route Map sebagai approval Goal yang akan ditetapkan di tahun tersebut.

How to Configure: Manage Route Map

2. Create Performance Template and Calibration Template

2.1 Performance Template

Bisa dibayangkan secara manual, proses Review Performance dilakukan menggunakan kertas/dokumen yang berisi komponen-komponen seperti data karyawan dan komponen-komponen yang dinilai. Nah, kertas/dokumen inilah yang disebut sebagai Performance Form.

Tentunya perusahaan sudah mempunyai bentuk baku yang harus diikuti oleh seluruh Employee, itulah yang disebut dengan Template. Sebagai admin, tentu harus menyiapkan Performance Template yang akan digunakan untuk proses Review Performance.

Tampilan Performance Form

Informasi dan komponen yang akan dinilai bisa sangat beragam tergantung kebutuhan client.

Pengalaman pribadi: SAP sudah menyiapkan standard informasi yang dibutuhkan, namun biasanya ada tambahan-tambahan yang dibutuhkan client sehingga membutuhkan konfigurasi tambahan untuk pembuatan Performance Template pertama kali. Setelah Go-Live, admin tinggal meng-copy Performance Template untuk periode selanjutnya.

How to Configure: Manage Performance Template

2.2 Calibration Template

Sama seperti Performance Template, Calibration Template dibuat agar proses Calibration berjalan sesuai dengan ketetapan dari perusahaan. Pembuatan Calibration Template bisa dilakukan jika Performance Template sudah selesai dilakukan.

Calibration pada PMGM biasanya dilakukan untuk melihat distribusi hasil Review Performance yang sudah dilakukan. Distribusi yang baik dan normal adalah mengikuti bentuk Bell Curve.

Can somebody explain the bell curve that is being used by HR for ranking of  the employees? - Quora
Source: Quora

How to Configure: Manage Calibration Template

3. Launch Performance Forms

Ini adalah tahap yang dilakukan admin untuk menyebarkan Performance Form kepada seluruh Employee.

How to Use: Launch Forms

4. Schedule Meetings with Employees

Manager akan mengatur jadwal untuk mengadakan meeting dengan Employee/timnya. Hal ini dilakukan setelah Manager mendapatkan notifikasi bahwa Review Performance telah dimulai. Tahap ini dilakukan diluar sistem.

5. Agrees with Employees on Stakeholders to Involve for Feedback

Salah satu pembahasan yang dilakukan pada point nomor 4 adalah tentang Feedback. Manager memiliki kemampuan untuk meminta Feedback sebagai pendukung dalam proses Review Performance. Persetujuan ini dilakukan di luar sistem.

6. Review Profile

Pada tahap ini Employee diharapkan melakukan update terhadap data-data yang mereka miliki. Loh bedanya apa sama yang dilakukan di point nomor 1?

Bedanya, data-data yang perlu di update adalah data-data penunjang dalam proses Review Performance seperti:

  1. Work Experience
  2. Education
  3. Language Skills and Mobility
  4. Career Goals and Development
  5. Leadership and Functional Experience
  6. Professional Memberships/Certifications
  7. Awards and Learning

Tahap ini bisa dilakukan di Employee Profile.

7. Perform Self-Assessment

Biasanya Employee adalah pihak pertama yang memulai proses Review Performance dengan menilai kinerja diri sendiri selama 1 tahun. Biasanya komponen yang akan dinilai adalah Goal dari Goal Plan, Achievements dari Continuous Performance dan Competency dari Job Profile. Nantinya akan mendapatkan hasil akhir yang disebut sebagai Overall Rating.

Employee juga bisa memberikan komentar atas Rating yang diberikan untuk mendukung Review Performance.

How to Use: Performance Form

8. Request Feedback

Seperti yang sudah disebutkan pada point nomor 5, Manager meminta Feedback kepada Stakeholders untuk Feedback atas kinerja Employee yang dapat menunjang proses Review Performance dengan menggunakan fitur Ask for Feedback.

Tampilan Team Overview

How to Use: Team Overview

9. Perform Employee Review

Setelah Self-Assessment sudah diselesaikan dan Feedback sudah didapatkan, maka selanjutnya adalah gilira Manager yang melakukan Review terhadap Employee. Kurang lebih sama tampilannya dengan Self-Assessment, namun ada beberapa fitur pembeda yang hanya dimiliki oleh Manager seperti melihat Gap.

How to Use: Performance Form

10. Prepare for Calibration

Setelah proses Review Performance sudah selesai, saatnya persiapan untuk proses Calibration. Next Level Manager dan HR Business Partner tentunya akan mempersiapkan karyawan-karyawan yang berhak mengikuti proses Calibration. Tahap ini dilakukan diluar sistem, namun masih bisa melihat data-data yang dibutuhkan melalui sistem.

11. Plan Calibration Session

Admin tentunya akan bertanggungjawab untuk menyiapkan Calibration Session di dalam sistem. Disini admin akan menentukan siapa yang akan hadir, siapa yang akan dikalibrasikan, panduan Calibration Session, jadwal Calibration Session dilaksanakan dan juga lokasi.

How to Use: Manage Calibration Session

12. Conduct Performance Calibration & Participate in Performance Calibration Session

HR Business Partner yang akan memulai Calibration Session ini sebagai pihak yang netral, dimana mereka yang menjadi juri saat Calibration Session berlangsung.

Next Line Manager dan Line Manager yang akan saling berdiskusi tentang Review Performance yang sudah dilakukan. Tentunya bisa menimbulkan diskusi alot antar participant yang terlibat. Hal ini dapat terjadi karena adanya upaya untuk membuat distribusi menjadi bentuk Bell Curve. Maka tentunya akan ada Employee yang nilainya diturunkan dan dinaikkan dari Rating yang sebelumnya telah diberikan.

How to Use: Calibration

Pengalaman pribadi: Ada beberapa client yang tidak menggunakan Calibration.

13. Finalize Performance Review

Manager melakukan finalisasi terhadap hasil Performance Review. Namun biasanya tahap ini akan otomatis diselesaikan saat Calibration Session sudah Finalized.

14. Conduct Year-End Performance Review Meeting

Tahap ini dilakukan oleh Manager untuk menyampaikan hasil akhir yang akan diterima oleh Employee. Hal ini dilakukan di luar sistem.

15. Sign Off Year End Review

Setelah mendapatkan penjelasan dari Manager, maka Employee dapat menandatangani Performance Form sebagai bentuk Acknowledgement.

Tentunya siklus Review Performance ini akan berbeda tergantung dari kebutuhan Client yang akan terefleksikan ke Route Map. Nilai akhir dari Review Performance inilah yang akan menjadi dasar untuk memberikan Reward, melakukan Promotion atau melakukan Development.

Selanjutnya adalah masuk ke tahap Manage Performance Improvement.

*Per June 2020

**Maaf tidak konsisten antara Performance Review dan Review Performance, namun maknanya tetap sama.

2 thoughts on “Review Performance

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *