Set and Maintain Goals

goals

Set and Maintain Goals adalah tahap pertama yang dilakukan pada modul Performance and Goal Management untuk menentukan dan maintain goals.

Process Flow dari modul SAP SuccessFactors Performance and Goal Management bisa dilihat disini.

Source: SAP Community

Pihak yang terlibat dalam proses ini adalah:

  1. Talent Administrator: Biasa kita singkat dengan Talent Admin, tugasnya bertanggungjawab terhadap hal-hal administrasi yang bersifat teknis.
  2. Talent Process Owner: Orang yang bertanggungjawab dengan proses tersebut.
  3. Line Manager: Manager langsung dari karyawan
  4. Employee

Berikut adalah detail dari masing-masing proses.

1.1 Prerequisite

Biasanya Management Level akan menentukan Goals strategis yang akan dicapai dalam jangka waktu 1 tahun oleh perusahaan. Goal yang ditentukan biasanya akan dikategorikan ke dalam 4 perspektif yang disebut dengan Balanced Scorecard. Setelah sudah ditentukan, maka selanjutnya adalah memasukkan Goal tersebut ke dalam sistem. Tahap ini dilakukan dalam bentuk meeting besar dan di luar sistem.

1.2 Define Corporate Objectives and Strategic Initiatives

Setelah Goals untuk perusahaan sudah ditentukan. Maka selanjutnya adalah memasukkan ke dalam sistem.

Secara Standard, SAP juga sudah menyediakan pengkategorian Goal berdasarkan Balanced Scorecard.

Tampilan konfigurasi Goal Plan Template

Pengalaman pribadi:

  1. Periode penilaian yang pernah diimplementasikan adalah annually dan semesterly.
  2. Kategori yang digunakan mengikuti yang sudah diterapkan di masing-masing client.

How to Configure: Manage Initiatives, Manage Goal Plan Template

1.3 Create Goal Plan Template

Secara manual, Goal yang akan kita capai dalam 1 periode biasanya akan dituliskan ke dalam bentuk kertas/dokumen. Nah, kertas/dokumen inilah yang disebut dengan Goal Plan. Fitur inilah yang menjadi pegangan di dalam submodul Goal Management.

Di setiap dokumen perusahaan biasanya sudah ada bentuk baku yang harus diikuti, inilah yang disebut dengan Template. Sebagai admin, tentu harus menyiapkan Goal Plan Template yang akan digunakan karyawan dalam mengisi goals yang harus dicapai.

Tampilan Goal Plan

Informasi yang ditampilkan bisa sangat beragam, admin dapat mengaturnya sesuai dengan kebutuhan client.

Pengalaman pribadi: SAP sudah menyiapkan standard informasi yang dibutuhkan, namun biasanya ada tambahan-tambahan yang dibutuhkan client sehingga membutuhkan konfigurasi tambahan untuk pembuatan Goal Plan Template pertama kali. Setelah Go-Live, admin tinggal meng-copy Goal Plan Template untuk periode selanjutnya.

How to Configure: Manage Goal Plan Template

1.4 Assign Initiatives to Goal Plan Template

Setelah Goal Plan Template sudah dibuat, langkah selanjutnya adalah meng-assign Initiatives yang sudah dibuat pada langkah 1.1. Tujuannya agar target yang nantinya akan di-assign ke masing-masing karyawan masih align dengan Goal perusahaan.

Pengalaman Pribadi: Belum pernah menggunakannya.

How to Configure: Manage Initiatives

1.5 Communicate Performance Management Cycle Start

Tahapan ini dilakukan untuk mengkomunkasikan siklus penilaian sudah dimulai. Komunikasi ini dilakukan di luar sistem.

1.6 Establish Goals for Self and Team

Saat Managers sudah mengetahui siklus penilaian sudah dimulai, maka yang harus dilakukan adalah menentukan Goal untuk dirinya dan tim.

Tools yang bisa dimanfaatkan untuk menambahkan Goal adalah:

  1. Cascading – Menurunkan Goal dari Employee lain
  2. Goal Library – Memilih dari Goal Library
  3. Goal Wizard – Membuat SMART Goal

Manager bisa menggunakan Goal Library dan Goal Wizard untuk menentukan Goal yang akan dicapai oleh dirinya, lalu menurunkan ke tim dengan menggunakan Cascading.

Pengalaman pribadi: Sebenarnya Cascading di dalam sistem terbagi atas 2 jenis, Cascading Pull dan Cascading Push. Namun yang biasa saya jelaskan ke client adalah Cascading Push karena pada umumnya Manager akan menurunkan Goal kepada timnya. Cascading Pull sebetulnya bisa digunakan jika Employee sudah dianggap dewasa dan memiliki inisiatif yang tinggi sehingga bisa melakukan penarikan Goal dari Managernya.

How to Use: Goal Plan

How to Configure: Import/Export Goal Library, Manage Goal Plan Template

1.7 Schedule Meetings with Employees

Setelah Managers sudah mengetahui target yang akan dicapai oleh tim, maka ia akan menentukan target dari masing-masing member timnya. Tahapan ini dilakukan untuk mengkomunikasikan target yang akan dicapai oleh tim dan masing-masing member tim. Komunikasi ini dilakukan diluar sistem.

1.8 Review Goal Plan and Add Individual Goals

Setelah Goal sudah ditentukan oleh Manager, Employee akan melakukan review terhadap Goal tersebut, apakah dirasa sanggup untuk mencapai di akhir tahun atau merasa keberatan. Goal inipun juga harus diupdate secara berkala sehingga terlihat progressnya.

Employee juga mempunyai kemampuan untuk menambahkan Goal dengan fitur yang sama seperti Manager.

How to Use: Goal Plan

1.9 Discuss and Agree on Goals

Tahap ini dilakukan di luar sistem yang bertujuan untuk berdiskusi tentang Goal yang sudah di assign antara Manager dengan Employee agar mencapai kesepakatan bersama.

Pengalaman pribadi: Fitur Goal Plan State bisa digunakan sebagai tanda bahwa Goal tersebut sudah disetujui. Cara kerjanya adalah dengan nge-lock Goal Plan tersebut.

How to Configure: Manage Goal Plan Template

1.10 Update Goal Plan

Setelah Goal sudah disepakati antara Employee dan Manager, tentunya Employee akan melakukan update secara berkala progress dari masing-masing Goals. Hal ini dilakukan hingga proses penilaian dimulai.

How to Use: Goal Plan

Sekian untuk penjelasan tahap Set and Maintain Goals. Step selanjutnya adalah masuk ke tahap Continuous Feedback and Coaching.

*Per June 2020

2 thoughts on “Set and Maintain Goals

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *